Chaque membre expert intéressé à participer à une mission proposée par le CIE, dépose auprès du chef de projet désigné et du CIE, le spécimen de son CV, sous la forme demandée par les Bailleurs de Fonds Internationaux.

Pour les Entreprises une fiche technique d’activité et de « pays-cibles » à l’export est exigée.

Dans un souci de transparence et de référencement qualitatif du CIE auprès des bailleurs de fonds et des institutions étrangères, chaque Expert retenu pourune mission adresse au CIE les informations suivantes :

- le choix retenu de sa candidature,
- un très court rapport donnant son appréciation sur la réalisation de la mission, sur les difficultés éventuelles, et sur les conclusions des travaux.

En ce sens, le CIE peut labelliser les expertises de ses membres et les faire connaître aux Maîtres d’œuvres.

Toute mission de caractère international ou national sera initialement administrée par un responsable de projet au sein de l’association.

C’est lui qui informe sur les besoins recherchés par le maître d’œuvre auteur de la demande, qui propose un ou plusieurs experts correspondant à cette demande, en s’assurant de l’adaptation des compétences au besoins. Notamment l’expérience, l’aptitude à effectuer une mission à l'étranger, la capacité d'adaptation aux variations de contextes, la parfaite connaissance de la langue de travail et la disponibilité suffisante pour la mission.

Au cas où la mission doit faire appel à plusieurs experts, le CIE aidera le responsable du projet pour constituer un consortium, avec les autres membres et/ou des experts et entreprises extérieures au Cercle.

Les membres du CIE, le ou les experts concernés auront dans ce cas à bien définir entre eux les conditions du consortium, au niveau financier, prestations à rendre, assurances, déplacements. Le CIE agit en tant que conseil mais ne peut être, en tant qu’association, membre de la structure opérationnelle et donc responsable du projet ou des individus.

Un consortium extérieur au CIE pourra être demandeur d'experts sous-traitants à la mission. Il appartiendra là aussi aux membres intéressés de définir les conditions de leur collaboration avec les responsables opérationnels de la structure extérieure. Là aussi le rôle du CIE est limité à la transmission de l’information, à la facilitation de relations entre maître d’œuvre et experts, et au conseil auprès de ses membres.

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